Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 2025-11-15

OutSideSoft Solutions Inc. (« SimpleSondage », « nous », « notre » ou « nos ») s’engage à protéger les renseignements personnels et à maintenir la confiance de ses clients, utilisateurs et répondants.
La présente Politique de confidentialité explique comment nous recueillons, utilisons, communiquons et protégeons les renseignements personnels dans le cadre de nos services, ainsi que la manière dont nous respectons les lois canadiennes applicables en matière de protection des renseignements personnels, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25) du Québec.

1. Définitions et portée

Aux fins de la présente Politique, l’expression « renseignement personnel » désigne tout renseignement qui concerne une personne physique identifiable, directement ou indirectement.

La présente Politique s’applique à la gestion des renseignements personnels par SimpleSondage, recueillis par l’entremise de nos sites Web, de notre plateforme, de nos canaux de soutien et de nos activités commerciales. Elle explique également la façon dont nous traitons les renseignements personnels pour le compte de nos clients qui utilisent la plateforme SimpleSondage pour créer et diffuser des sondages.

Lorsque notre site Web ou notre documentation contient des liens vers d’autres sites, il est à noter que les renseignements échangés sur ces sites externes sont régis par leurs propres politiques de confidentialité.

2. Rôles et responsabilités

SimpleSondage fournit une plateforme en ligne de sondage et de collecte de données.

Pour les données des clients et des administrateurs (renseignements de compte, de facturation, d’authentification et de soutien), SimpleSondage agit à titre de responsable du traitement (ou « responsable du fichier »).
Pour les données de sondage et des répondants recueillies par les clients au moyen de la plateforme, SimpleSondage agit à titre de fournisseur de services ou de sous-traitant, ne traitant ces renseignements que conformément aux instructions documentées du client.

Les clients sont responsables d’obtenir les consentements requis auprès de leurs répondants et de s’assurer que leurs sondages et leurs paramètres de suivi respectent les lois applicables.

Nous avons désigné un responsable de la protection des renseignements personnels chargé de veiller au respect de la présente Politique et des lois pertinentes. Ses coordonnées figurent à la section 12.

3. Moment et nature de la collecte des renseignements personnels

Nous recueillons des renseignements personnels par divers moyens technologiques, selon vos interactions avec nous.

3.1 Création de compte et utilisation de la plateforme

Lorsque vous créez un compte ou utilisez nos services, nous recueillons :

vos nom, organisation et coordonnées ;
vos identifiants de compte et données d’authentification ;
vos renseignements de facturation et de paiement ;
des données d’utilisation du service et des journaux système ;
vos communications et demandes d’assistance.

3.2 Visites du site Web et témoins de connexion (« cookies »)

Nos sites Web ( simplesurvey.com et simplesondage.com ) utilisent des témoins et des technologies similaires afin d’assurer leur bon fonctionnement, d’en améliorer la performance et d’analyser le trafic.

Les témoins sont de petits fichiers texte enregistrés sur votre appareil lorsque vous visitez un site Web. Ils permettent à certaines fonctions de s’exécuter et nous aident à comprendre comment les visiteurs utilisent notre site afin de l’améliorer.

Catégories de témoins utilisés :

Témoins strictement nécessaires : essentiels au fonctionnement du site, à la gestion des sessions, à la sécurité et aux paramètres linguistiques. Ces témoins ne stockent aucun renseignement personnel et ne peuvent pas être désactivés dans nos systèmes.
Témoins fonctionnels : mémorisent des choix tels que la langue ou les préférences d’affichage de la bannière de témoins afin d’améliorer votre expérience de navigation.
Témoins analytiques : nous aident à comprendre la manière dont les visiteurs interagissent avec notre site (p. ex. : pages consultées, durée, sources de trafic). Nous utilisons Google Analytics 4, conformément aux exigences en matière de protection de la vie privée ; les données recueillies sont agrégées et anonymisées.

Nous n’utilisons pas de témoins publicitaires ou de marketing.

Gestion du consentement
Les témoins non essentiels (fonctionnels et analytiques) sont désactivés par défaut. Lors de votre première visite, une bannière propulsée par CookieYes s’affiche et vous permet de :

accepter tous les témoins ;
refuser tous les témoins non essentiels ; ou
personnaliser vos préférences.

Vous pouvez retirer ou modifier votre consentement en tout temps à l’aide du lien « Paramètres des témoins » figurant dans la bannière ou au bas de la page.
Le refus des témoins non essentiels n’affecte pas votre accès au site Web, mais certaines préférences pourraient ne pas être sauvegardées.

3.3 Formulaires de contact, courriels et communications téléphoniques

Lorsque vous communiquez avec nous par formulaire, par courriel ou par téléphone, nous recueillons les renseignements nécessaires pour répondre à votre demande, tels que votre nom, votre adresse courriel, votre préférence linguistique et le contenu de votre message ou les détails de votre appel.

Nous vous prions de ne transmettre que les renseignements pertinents à votre demande et d’éviter de communiquer des données sensibles, sauf en cas de nécessité.

3.4 Recrutement ou demandes d’essai

Si vous soumettez une candidature ou demandez un compte d’essai, nous recueillons les renseignements nécessaires à l’évaluation de votre demande (p. ex. : nom, coordonnées, curriculum vitæ et documents connexes).

3.5 Renseignements traités pour le compte des clients

Les données de sondage ou des répondants sont recueillies directement par les clients. SimpleSondage n’y accède ni ne les utilise ou les communique, sauf si cela est nécessaire pour :

offrir un soutien technique ;
assurer la sécurité ; ou
respecter une obligation légale.

Si un client active des fonctions optionnelles de suivi ou d’analyse dans ses sondages, il doit obtenir le consentement requis auprès des répondants avant de le faire.

Les paramètres par défaut de la plateforme sont configurés selon le plus haut niveau de confidentialité (« protection de la vie privée par défaut »). En utilisant nos services, les clients s’engagent à :

obtenir tous les consentements nécessaires ; et
fournir les avis requis en vertu des lois applicables avant de recueillir des renseignements personnels au moyen de sondages.

4. Utilisation des renseignements personnels

4.1 Renseignements des clients, administrateurs et utilisateurs

Nous utilisons les renseignements personnels relatifs à nos clients, administrateurs et utilisateurs (par exemple les titulaires de compte, les contacts de facturation et les personnes ayant soumis une demande de soutien) aux seules fins suivantes :

fournir, maintenir et améliorer la plateforme et les services SimpleSondage ;
authentifier les utilisateurs et gérer les droits d’accès ;
traiter les paiements et les renouvellements ;
répondre aux demandes de soutien ou de sécurité ;
communiquer des mises à jour importantes concernant les services ;
satisfaire à nos obligations contractuelles, comptables, d’audit ou légales.

Nous pouvons également utiliser des données agrégées et anonymisées issues de l’activité de la plateforme à des fins d’analyse et d’amélioration du rendement des services. Ces analyses ne permettent pas d’identifier une personne ni un client.

4.2 Renseignements des répondants et des sondages

Nous traitons les renseignements personnels recueillis par nos clients au moyen de sondages (« données des répondants ») uniquement pour le compte du client et conformément à ses instructions documentées.

Nous n’accédons pas à ces données, ne les utilisons ni ne les communiquons à nos propres fins, sauf si cela est nécessaire pour :

fournir une assistance technique ou en matière de sécurité à la demande du client ;
maintenir l’intégrité du système ; ou
respecter une obligation légale applicable.

Les clients demeurent responsables de déterminer les fins et les moyens du traitement des données des répondants, ainsi que d’obtenir les consentements requis auprès de ces derniers.

5. Hébergement et transfert des données

L’ensemble des données des clients et des sondages est hébergé exclusivement au Canada, y compris à l’extérieur de la province de Québec, dans des centres de données sécurisés exploités par un fournisseur d’infrastructure canadien ayant fait l’objet d’un audit SOC 2 Type 2 et détenant une certification ISO 27001.

Les données sont chiffrées au repos et en transit (TLS 1.2 ou version ultérieure ; AES-128 ou supérieur).

Si des renseignements personnels doivent être transférés à l’extérieur du Québec (par exemple entre différentes régions canadiennes à des fins de redondance), nous réalisons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et veillons à ce que des mesures contractuelles, techniques et organisationnelles appropriées soient en place.

Les copies de sauvegarde sont conservées au Canada par le même fournisseur d’infrastructure certifié.

6. Sécurité et contrôle des accès

Nous appliquons un ensemble de mesures de sécurité physiques, techniques et organisationnelles, notamment :

des mécanismes d’authentification robustes et un contrôle d’accès fondé sur le principe du moindre privilège ;
le chiffrement, les pare-feux et les systèmes de détection d’intrusion ;
des ententes de confidentialité signées par les employés et une formation régulière sur la sécurité et la protection des renseignements personnels ;
la revue périodique des journaux d’accès ;
des politiques de gouvernance, telles que la Politique de sécurité de l’information et le Code de conduite des employés.

L’accès aux renseignements personnels est strictement accordé selon le principe du « besoin de savoir ».

Les rôles et responsabilités relatifs au traitement des renseignements personnels sont documentés et font l’objet d’examens réguliers.

7. Conservation et destruction des renseignements

Nous conservons les renseignements personnels uniquement pendant la période nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou pour respecter nos obligations légales.

Les données des clients sont supprimées des systèmes de production dans un délai de 60 jours suivant la résiliation du contrat et des copies de sauvegarde dans un délai de 67 jours. Cette procédure constitue le certificat de destruction émis par SimpleSondage.

Les dossiers de facturation et de soutien sont conservés jusqu’à sept (7) ans à des fins de conformité comptable et d’audit.

Pour les données recueillies par les clients au moyen de sondages, la conservation et la suppression sont gérées par le client. Les répondants qui souhaitent faire rectifier ou supprimer leurs données doivent s’adresser directement au responsable du sondage.

8. Vos droits

8.1 Si vous êtes client, administrateur ou utilisateur de la plateforme

Si vous détenez un compte SimpleSondage (à titre de client ou d’administrateur), vous pouvez exercer les droits suivants à l’égard des renseignements personnels que nous détenons :

obtenir l’accès à vos renseignements personnels et en recevoir une copie ;
demander la rectification de renseignements inexacts ou incomplets ;
retirer votre consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles ;
demander la suppression de vos renseignements lorsque ceux-ci ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ;
demander la portabilité de vos données (pour les résidents du Québec, lorsque applicable).

Pour exercer ces droits, il suffit d’adresser une demande écrite à notre responsable de la protection des renseignements personnels (voir la section 12).

Nous répondrons à toute demande dans un délai de 30 jours à compter de sa réception ou selon le délai prévu par la loi. Si un délai supplémentaire est requis, nous vous informerons du motif et du nouveau délai prévu.

8.2 Si vous êtes répondant à un sondage d’un client

Lorsque vous participez à un sondage ou à un projet de collecte de données diffusé par l’un de nos clients, SimpleSondage agit uniquement à titre de fournisseur de services.

Vos renseignements personnels sont recueillis et contrôlés par l’organisation qui a créé le sondage (le « client »).

Par conséquent :

les demandes d’accès, de rectification ou de suppression relatives à vos réponses doivent être adressées directement à cette organisation ;
SimpleSondage ne peut modifier ni supprimer les données d’un sondage, sauf sur instruction du client ;
toute demande reçue directement d’un répondant ne peut être traitée par SimpleSondage.

8.3 Mineurs

Si vous avez moins de 14 ans, veuillez ne pas fournir de renseignements personnels à moins qu’un parent ou un tuteur n’y ait consenti.

Les clients sont responsables de s’assurer que les consentements requis des mineurs sont obtenus lorsqu’ils recueillent des renseignements par l’entremise de leurs sondages.

9. Communication de renseignements personnels à des tiers

Nous pouvons communiquer des renseignements personnels :

à nos fournisseurs de services qui nous assistent dans nos opérations (par exemple : traitement des paiements, hébergement, surveillance de la sécurité) ;
aux autorités compétentes lorsque la loi l’exige ;
à nos conseillers professionnels (auditeurs, avocats) soumis à des obligations de confidentialité.

Nous veillons à ce que tous les tiers appliquent des mesures de protection équivalentes aux nôtres et soient contractuellement tenus de préserver la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels qui leur sont confiés.

10. Incidents de sécurité et avis d’atteinte

Nous maintenons des procédures permettant de détecter, d’évaluer et de gérer tout accès, utilisation ou divulgation non autorisé de renseignements personnels.

Lorsqu’un incident présente un risque réel de préjudice grave (en vertu de la LPRPDE) ou un risque de préjudice sérieux (au sens de la Loi 25), SimpleSondage :

avisera sans délai indu les clients concernés et, s’il y a lieu, les personnes touchées ainsi que les autorités de réglementation ;
fournira les détails de l’incident, les mesures d’atténuation mises en œuvre et les correctifs prévus pour éviter qu’il ne se reproduise ;
conservera un registre de tous les incidents et des actions correctives entreprises.

11. Protection de la vie privée dès la conception et gouvernance

Nous intégrons la protection des renseignements personnels à toutes les étapes de la conception de nos services (« protection de la vie privée dès la conception ») et configurons par défaut les paramètres au plus haut niveau de confidentialité (« protection de la vie privée par défaut »).

Nous réalisons des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) lors de la mise en œuvre de nouvelles technologies ou lorsque des renseignements personnels pourraient être transférés à l’extérieur du Québec.

Notre cadre de gouvernance et nos politiques internes font l’objet d’un examen annuel.

12. Coordonnées et plaintes

Responsable de la protection des renseignements personnels
Toute question, demande d’accès ou préoccupation en matière de vie privée peut être adressée à la personne responsable indiquée sur notre page Contact ou par courriel à : securite@simplesondage.com

Processus de plainte

Si vous estimez que la gestion de vos renseignements personnels n’est pas conforme à la présente Politique ou à la législation applicable, vous pouvez déposer une plainte écrite auprès de notre responsable de la protection des renseignements personnels.

Votre plainte sera accusée de réception, analysée et traitée dans un délai de 20 jours suivant la réception de toute l’information nécessaire. Si des précisions supplémentaires sont requises, nous communiquerons avec vous. Une réponse écrite sera transmise à la conclusion de l’examen.

Si vous demeurez insatisfait de la réponse obtenue, vous pouvez vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec (CAI) : www.cai.gouv.qc.ca.

13. Mise à jour de la présente politique

Nous pouvons modifier la présente Politique de confidentialité à l’occasion. Lorsque des modifications sont apportées, la version mise à jour sera publiée sur cette page et la date de la plus récente révision sera indiquée.

La Politique mise à jour prendra effet dès sa publication pour les nouveaux clients et utilisateurs, et trente (30) jours après sa publication pour les clients et utilisateurs existants.

Le fait de continuer à utiliser les services après la publication d’une version révisée constitue votre acceptation des nouvelles conditions. Si vous n’acceptez pas la Politique mise à jour, il se peut que vous ne puissiez plus utiliser les services.

14. Langue et droit applicable

La présente Politique de confidentialité est disponible en français et en anglais. En cas de divergence d’interprétation, la version anglaise prévaut.

La présente Politique est régie par les lois du Québec et les lois fédérales du Canada qui s’y appliquent.